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5 consejos para administrar exitosamente una clínica dental

5 consejos para administrar exitosamente una clínica dental

¿Por qué algunas clínicas dentales tienen una gran demanda y otras luchan por mantenerse en el mercado? Aunque la respuesta tiene mucho que ver con la excelencia clínica, de acuerdo a expertos con maestría en dirección clínicas dentales el secreto de un centro odontológico realmente exitoso es mantener las operaciones funcionando como una máquina bien engrasada. Sin una gestión sólida, incluso los dentistas, ortodoncistas e higienistas con más talento del sector fracasarían.

Por ello, en este artículo encontrarás cinco pautas que te permitirán alcanzar el éxito en tu clínica dental.

  1. Cree protocolos de atención al cliente

Los pacientes son la savia de un negocio y el éxito depende de ganar y mantener su confianza. Hoy en día, los pacientes se apresuran a escribir críticas negativas por cualquier descuido que perciban de los miembros del personal.

Forme a su personal en protocolos de atención al cliente y cree procedimientos, formatos y listas de comprobación que expliquen cómo interactuar con los pacientes. Estos protocolos facilitarán que el personal mantenga la coherencia en la atención al usuario, lo que hará que los pacientes estén contentos y regresen.

La reputación es fundamental para el éxito de una consulta, ya que subraya la importancia de ofrecer un servicio excelente y contrarrestar las críticas negativas en Internet. Asegúrese de que sus servicios de cara al paciente sean de primera clase. El personal debe tener un aspecto profesional y presentable, ya que esto ayuda a asegurar a los pacientes que están eligiendo una consulta de confianza.

El personal de recepción es el primer punto de contacto, así que contrate siempre a empleados que se comporten de forma amable y profesional. Son embajadores de la consulta y su trato con los pacientes es especialmente importante, ya que a veces tratan con personas nerviosas y estresadas.

Sus protocolos de atención al cliente deben incluir aspectos como:

  • Contestar al teléfono
  • Programar citas
  • Registrar a un paciente
  • Gestionar los pagos y los proveedores de seguros

Si crea y mantiene estos procesos y procedimientos, su personal sabrá cómo hacer frente a cualquier eventualidad. Sus pacientes agradecerán recibir siempre el mismo nivel de atención al cliente.

  1. Cree un entorno limpio y acogedor

Una encuesta realizada por los investigadores de mercado DentaVox reveló que el 61% de las personas sufren miedo al dentista. El dolor, el olor de los productos químicos y el sonido del taladro son algunas de las preocupaciones más comunes, pero otras cuestiones como la incomodidad de mantener la boca abierta durante un período prolongado o pasar mucho tiempo en el sillón dental también influyen en la ansiedad de los pacientes.

Según un artículo de Dental ProductsReport, una de las formas en que los consultorios dentales están combatiendo las complejas causas de la ansiedad dental es alejándose del «típico entorno dental blanco y estéril» y optando por muebles y aparatos en tonos alegres para ayudar a los pacientes a sentirse más cómodos y menos nerviosos.

Hoy en día, tener un espacio acogedor y tranquilizador es tan importante como tener un consultorio limpio. Pruebe estos consejos para que los pacientes se sientan más cómodos mientras visitan su consulta:

  • Elija colores que ayuden a crear una atmósfera tranquilizante.
  • Ponga música de fondo, suave y relajante en la sala de espera.
  • Ofrezca auriculares con música relajante en las salas de tratamiento para los pacientes preocupados por el sonido del taladro.
  • Mantenga el aire con un olor agradable para neutralizar el olor de los productos químicos.
  1. Utilice soluciones tecnológicas sencillas para un servicio sin fisuras

Los pacientes en la actualidad esperan un servicio fluido desde el primer punto de contacto. Con la tecnología adecuada, podrá responderles con rapidez y, al mismo tiempo, crear historias clínicas electrónicas (EHR por sus siglas en inglés) eficientes. El uso de software y servicios en línea obsoletos puede frustrar a los pacientes actuales y disuadir a los posibles nuevos pacientes de reservar una cita.

Herramientas sencillas para formularios de cita y contacto pueden ayudar a las clínicas dentales a implementar una tecnología más fácil de usar, logrando que la programación de citas y el registro sean más agradables y ágiles para los pacientes. También es importante integrar formularios de pago para facturas y depósitos, así como encuestas de satisfacción del cliente para asegurarse de que está al tanto de los comentarios de los clientes.

  1. Fomente el trabajo en equipo y la camaradería

El personal feliz trabaja más y es más productivo. Asegúrese de reconocer y recompensar a sus colaboradores cuando hagan un esfuerzo adicional, tenga un rendimiento especialmente bueno o utilicen su iniciativa para resolver un problema. Las actividades que pueden ayudar a construir una mejor cultura de empresa incluyen:

  • Crear una lista de valores como la comunicación, la integridad y el trabajo en equipo que definan la cultura de la empresa para que el personal entienda lo que se espera de él.
  • Celebrar reuniones periódicas con el personal para informar sobre el rendimiento de los empleados y el funcionamiento general del consultorio.
  • Utilizar el humor y la diversión cuando sea apropiado; el personal a menudo pasa más tiempo con sus colegas que con sus familias, y el humor ayuda a que sea un lugar agradable para trabajar.
  1. Establecer objetivos de crecimiento

Los objetivos de aumento de ingresos o de captación de nuevos pacientes pueden ayudarle a evaluar el éxito de la clínica dental. Estos datos también pueden ayudarle a identificar los problemas desde el principio y a encontrar nuevas oportunidades para mejorar las operaciones. Los objetivos profesionales de cada miembro del equipo también son importantes, ya que pueden ayudar a levantar la moral del personal y a mejorar sus habilidades.

Discuta los objetivos de desarrollo individual con los miembros de su equipo, que pueden incluir objetivos como:

  • Aprender nuevas habilidades tecnológicas
  • Completar cursos de formación continua
  • Mejorar las habilidades de comunicación

Conclusión

Si se mantiene al tanto de estas áreas principales, las operaciones funcionarán mejor. Con un equipo cuidadosamente seleccionado, la tecnología adecuada y un entorno atractivo, además de higiénico, estará preparando su clínica dental para un crecimiento sostenible. A su vez, estos factores ayudarán a mejorar las reseñas en las redes sociales y la reputación en general, lo que es fundamental para el éxito sostenido.

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